Als een goede medewerker ontslag neemt, hoor je bijna altijd dezelfde zin: dit had ik niet zien aankomen. Toch is dat zelden waar. De beslissing is dan meestal al vier tot zes maanden oud. Wat je niet zag, was het proces ervoor.
De drie fases voor een vertrek
Eerst is er een moment van teleurstelling. Een promotie die naar iemand anders ging, een project dat werd afgeblazen, een belofte die niet werd nagekomen. Op zich niet dramatisch, en meestal wordt het niet besproken.
Daarna volgt een periode van terugtrekken. De medewerker doet zijn werk nog altijd goed, maar hij denkt niet meer mee. Hij stelt geen vragen meer over volgend jaar. Hij zegt op vergaderingen dat het voor hem oké is. Dat is de fase waarin je nog iets kan doen, en net de fase die het gemakkelijkst te missen is, want er is geen enkel probleem zichtbaar.
Pas in de derde fase gaat hij kijken. En wie kijkt, vindt. Tegen de tijd dat het ontslag op je bureau ligt, is het gesprek dat je had moeten voeren al een half jaar oud.
De fase waarin je nog iets kan doen, is de fase waarin er niets aan de hand lijkt.
Wat je kan meten zonder tevredenheidsenquête
Je hebt daar geen groot meetsysteem voor nodig. Bij een klant met tachtig medewerkers zijn we begonnen met vier cijfers die de zaakvoerder elk kwartaal op één blad kreeg: verloop per afdeling, gemiddelde anciënniteit van wie vertrekt, aantal gevoerde functioneringsgesprekken, en afwezigheid van korte duur.
Dat vierde cijfer bleek de beste voorspeller. Eén afdeling zat structureel hoger, maand na maand. Geen dramatische cijfers, gewoon consequent hoger. Toen we gingen kijken, bleek de leidinggevende daar al een jaar niemand meer individueel te spreken. Niet uit onwil, maar omdat zijn eigen takenpakket verdubbeld was en niemand dat had opgemerkt.
Het goedkoopste HR-instrument dat bestaat
Twee keer per jaar een echt gesprek van veertig minuten per medewerker. Geen formulier, geen scores. Drie vragen volstaan: wat geeft je hier energie, wat kost het je, en waar wil je over twee jaar staan. Dat kost een leidinggevende met tien mensen ongeveer dertien uur per jaar.
Zet daar de kost van één vertrek tegenover. Werving, inwerktijd, verloren kennis en de productiviteit die je in de tussentijd mist: reken gerust op zes maanden loon voor een profiel dat je moeilijk vindt. Dan is dertien uur geen kost, dat is de goedkoopste verzekering die je kan afsluiten.
Het punt is niet dat je niemand meer mag verliezen. Mensen groeien, en soms hoort vertrekken daarbij. Het punt is dat je het wil zien aankomen, en dat je zelf kan kiezen of je iets doet.
